Systemrevision

Systemrevision tillhandahålls av EssVision till såväl befintliga som nya kunder. Uppdraget kan genomföras i samband med grundinstallation av Winess4 såväl som efter en längre tids användning. Behovet av systemrevision uppstår i och med att kunden köpt systemet i ett standardutförande och efter grundladdning och ev. konvertering av data från tidigare system har ingen strukturerad efterkontroll genomförts. Detta kan resultera i ett system som inte är optimerat och anpassat systemmässigt efter verksamhetens behov, exempelvis på grund av redundans av information i databas eller felaktigt inmatad data. Ett korrekt konfigurerat system är av största vikt för att kunna komma igång med en mer digitaliserad ärende- och dokumenthantering och använda inbyggt handläggar- och beslutsstöd.
 

Tillvägagångssätt
Systemrevision startar med att en övergripande kartläggning av verksamheten för att skapa en konceptuell bild av organisationsenheter, avdelningar, kontor samt ev. beslutsinstanser. Detta för att klargöra verksamhetens systemintressenter samt roller och beroenden såväl mellan som inom organisationsenheter.

Utifrån den övergripande kartläggningen konfigureras systemet för att passa verksamhetens behov då det gäller exempelvis avdelningar, beslutsinstanser samt prenumerationskoder för kallelse- och protokollsarbete. Inaktuella organisationsenheter sätts om så är nödvändigt till status ”passiv”. Därmed syns inte dessa enheter i det dagliga systemarbetet utan bidrar bara till korrekt historik.

Med stöd av matrismall fortgår sedan arbetet med att ge samtliga användare i systemet rätt behörigheter och tillgång till information. Uppdatering av handläggartabeller samt borttagande av behörigheter och inloggningsuppgifter för ej längre aktiva användare. Parallellt med arbetet utbildas kundens systemadministratörer för att på så sätt ge bästa möjliga förutsättningar för att upprätthålla kvaliteten på systemets information och säkra kunskapsöverföring mellan konsult och kund.

En systemrevision handlar om kontroll, renodling och strukturering av befintlig data och fångar även upp eventuell avsaknad eller felplacering av information och detta kan därmed åtgärdas.
 

Resultat
Resultatet av en systemrevision är ett verksamhetsanpassat system där användarna får möjligheten att utnyttja hela systemets potential. Dessutom underlättas arbetet då all information som presenteras är aktuell och tillgänglig.

Uppskattning av tid och resurser
Arbetstid: ca två arbetsdagar.
Kundrepresentanter: Systemadministratör (eller motsv.), verksamhetsspecialist med god kunskap om organisationens uppbyggnad.  EssVision tillhandahåller en applikationskonsult för ändamålet.