Så skriver du en bättre kravspecifikation


En en bra upphandling börjar med en bra kravspec. Och en bra kravspec behöver inte ta onödigt mycket tid om du går metodiskt tillväga. Eftersom vi får många frågor om hur kravspecifikationer bör skrivas reder vi ut ämnet i vår guide.

Enligt uppgift i tidningen Metro för några år sedan ägnar svensken i genomsnitt 10,95 timmar åt att bara leta efter sina glasögon. Tänk då hur mycket tid som troligen går åt till att leta efter dokument på ditt arbete.

Vad är ett dokument- och ärendehanteringssystem?

Ett dokument- och ärendehanteringssystem är ett hjälpredskap för ordning och reda på jobbet. Men att göra en kravspecifikation för att upphandla ett sånt system är inte alltid så lätt. Det märker vi inte minst när vi lyssnar runt bland våra kunder.

Många frågor från kunder och andra intresserade handlar om just hur kravspecifikationen ska se ut. Ungefär så här brukar vi säga.

Ta reda på vad du behöver

Många hoppar alltför snabbt till funktionskrav på systemet. Det är inte så konstigt, för det handlar väl om funktioner, eller hur? Nja, inte riktigt. Systemet ska hjälpa dig att lösa problem.

Om du och dina arbetskamrater till exempel ägnar mycket tid åt att leta efter de senaste versionerna av olika dokument, så kan du specificera att du gärna vill slippa det. Utgå från vad du har för behov istället för särskilda funktioner.

Kolla marknaden

Det första du kan göra är att scanna av marknaden för dokument- och ärendehanteringssystem. Då får du kolla på vad systemen kan hjälpa dig med och vad du faktiskt kan förvänta dig av dem. Det ger dig en bra grund att stå på när du skriver din kravspecifikation.

Att jobba ihop

Produkten du köper är en sak. Personkemin en annan. Det spelar nästan ingen roll hur bra ett system är om du inte trivs med personerna hos din leverantör.

Dokument- och ärendehanteringssystem kommer du inte att köpa ofta. Så känn efter om leverantören du är nyfiken på verkligen kan hjälpa dig under lång tid framöver.

Svälj elefanten i bitar

Ta dig inte vatten över huvudet genom att göra kravspecifikationen till en komplett önskelista. Det kommer troligen bara att göra dig alldeles matt. Gör gärna en önskelista i början, men vikta sedan listan, och tänk i optioner.

Att tänka i optioner kan hjälpa dig att fundera över vad som verkligen är viktigast. Du behöver inte svälja elefanten hel.

Vi har sammanfattat en guide till dig som heter »Skall- och börkrav för upphandling av dokument- och ärendehanteringssystem«. Du kan hämta den kostnadsfritt här. Jag hoppas att den kan hjälpa dig att lyckas med nästa kravspecifikation.

Hämta din PDF här

3425 visningar totalt 1 visningar idag