Riksgäldens resa från krav till drift


Fit-Journey-Sign-620x330När Riksgälden skulle installera ett nytt dokument- och ärendehanteringssystem följde de protokollet till punkt och pricka. Arkivarie Helena Sääf var med och ledde arbetet från förstudie till implementering och vidare till produktion. För att få rätt lösning levererad var hon noga med att skilja bra krav från dåliga.

Riksgälden är en myndighet som fungerar som statens centrala finansförvaltning. Här jobbar ca 170 medarbetare bland annat med att ta upp lån, förvalta statsskulden och hantera statliga garantier och krediter.

Utmaningen

Helena Sääf, arkivarie på Riksgälden. Foto: Linda Rudbeck

Myndigheten grundades år 1789. Med så gamla anor, och därtill höga krav på säkerhet, har verksamheten fått se sig utmanad av det digitala samhällets nya kommunikationskultur.

En utmaning som skulle bli ett nära tre år långt projekt.

– Vi hade ett omodernt diarium som inte kunde hantera digitala filer alls. Så jag började dra i trådarna för att vi skulle byta. Man måste till exempel kunna diarieföra mejl eftersom det är så vi pratar med varann, säger Helena Sääf, arkivarie på Riksgälden och funktionsansvarig för diariet.

Supporten upphör

Diariet (AlpIM) var visserligen lätt att sköta men systemutvecklingen hade upphört. Det skulle inte hålla i längden. Ju mer digital verksamheten blir desto viktigare blir diariet.

– Vi har ca 2 500 ärenden om året, vilket inte är så mycket, men vi hanterar desto fler transaktioner och avtal. Riksarkivet föreskriver dessutom att vi ska bevara information i det format det ursprungligen är skapat. Då funkar det inte att hålla på och skriva ut.

Förstudien börjar

Den 1 oktober 2010 inleddes en intern förstudie. Helena och hennes kollegor besökte myndigheter och kommuner för att få koll på hur systemen såg ut och vad användarna tyckte om dem.

– Det är bra att träffa organisationer, för pratar man med leverantörer så går allt jättebra att göra, allt ser jättefint ut. Pratar du med andra kunder så får du en mer rättvis bild av hur det egentligen ligger till.

Det visade sig inte vara så stora skillnader mellan de vanligt förekommande stora dokument- och ärendehanteringssystemen. Riksgälden tittade på Diabas, W3D3, Platina, Public 360 och iipax med flera. Ingen av de besökta organisationerna körde Evolution, det var ännu ganska nytt då.

– Vi gjorde en massa analyser i den här förstudien. Verksamhetens behov, informationsmodeller, tekniska krav, riskanalyser, nyttokalkyl, kommunikationsplan. Allt sånt som man ska göra.

Avropa inte upphandla

Riksgälden bestämde sig för att avropa inom ett befintligt ramavtal. Inte dra igång en egen upphandling. Det finns fördelar och nackdelar med båda varianterna. Avrop har fördelen att det är enklare eftersom grundkraven redan är ställda i ramavtalet.

– Men även om det är ett standardsystem du ska ha så är det mycket du kan skruva på. Det är många krav som ska ställas ändå så avropet blir tillräckligt avancerat.

– Vi förlängde vår förstudie för att vänta in ramavtalet e-förvaltningsstödjande tjänster. Inom ramen för det bjöd vi också in alla leverantörer. De fick komma och presentera sina lösningar. Vid den tidpunkten hade vi en schematisk bild av vad vi hade tänkt oss att upphandla.

– Det är inte bra att förälska sig i ett system för tidigt. I det här skedet måste du ha samma relation med alla. När det gäller dokument- och ärendehantering är det heller inte tillräckligt stor skillnad mellan systemen för att en nära kontakt med någon ska vara relevant.

Request For Information

En sak som däremot hade stor betydelse för valet av ramavtal, var om lösningen skulle köpas som en tjänst eller om systemet skulle driftas hemma. Riksgäldens stora IT-kapacitet och de höga säkerhetskraven fick teamet att tänka om. De beslutade att drifta själva, och fick invänta ramavtalet licensförsörjning 2010, istället.

Beslutet öppnade dörrar till nya möjligheter. Under våren 2011 passade Riksgälden på att göra en RFI, Request For Information. Helena berättar om fördelarna:

– RFI är en bra grej, för när man börjat skriva sina krav, så kan man testa dem först. Leverantörerna är snälla som svarar på såna förfrågningar. Det är naturligtvis tidsödande för dem. Men då kan du få svar på särskilda frågor. Exempelvis någon särskild funktionalitet som du undrar över eller hur leverantören har löst vissa saker.

Kraven vässas

Ursprungligen hade Riksgälden hela 600 krav i sin specifikation. Nu blev de färre och bättre. RFI:n skickades till alla leverantörer i ramavtalet. Svar kom in från alla, på ett transparent sätt, som det var tänkt. För i ett avrop kan du inte bestämma exakt vilken leverantör du vill ha.

– Då fick vi koll på vad dom hade och vad dom kunde. Man tycker att man ställt bra krav, men sen inser man när svaren kommer tillbaka, att det här var ju inte särskilt listigt. Vissa svar säger ingenting. Ofta behövs den insikten för att kunna vässa sina krav, och en RFI gör det möjligt.

– Den största skillnaden mellan leverantörerna var deras betalningsmodell. En typiskt bra sak som en RFI också kan visa, säger Helena Sääf.

Krav och lösningar

Helena drar en tydlig skiljelinje mellan krav och lösningar. Funktionskrav som vad systemet ska vara till; vad det ska göra; vad resultatet ska bli – det ska formuleras. Men när kravställaren går över gränsen och formulerar kraven som lösningar blir det fel. Lösningarna ska ju leverantören fixa.

– Svårigheten är att lägga kraven på en bra nivå. Du vill få det du tänkt dig, men du kan inte vara alltför detaljerad heller. Då kan det bli en konstig lösning på grund av en fix idé om en funktion.

– Vi lärde oss att inte ha för mycket berättarfrågor av typen »hur löser ni det här?« För vi måste ju kunna värdera svaren och värderingen måste dessutom vara transparent.

– En fråga vi hade rörde vilken utvecklingsmodell leverantörerna använde. Vi hade inte satt någon värdering på det, så det hade inget värde för upphandlingen. Det var kanske kul att veta om de använde vattenfall eller scrummade, men vi hade ingen nytta av den kunskapen.

Slutliga kravlistan

Riksgälden landade i 32 skallkrav, 132 funktionella krav, 71 icke-funktionella rena systemkrav, och 17 övriga krav. Helena nämner särskilt ett par av dem.

– Till exempel hade vi ett krav där vi skulle kunna hantera handlingar utanför ärenden. För om du inte ställer det kravet så finns det flera system som enbart hanterar handlingar inuti ärenden. Så ville inte vi ha det. Vi ville kunna börja med en handling. Men även om vi ställer det funktionskravet så pratar vi ingenting om hur det ska lösas.

– Vi hade inte så många specialkrav, utan det som var nytt var den nya arkivredovisningen, att man skulle kunna tagga efter den. Det var vårt mest specifika krav. Förstudien visade faktiskt att vår verksamhet inte var så speciell som vi kanske trodde. Men det var positivt för då kunde vi använda standarder. Vi behövde inte specialkonfigurera för att komma i mål.

Tilldelningen

Evolution från EssVision var det dokument- och ärendehanteringssystem som var bäst totalt sett enligt Riksgäldens utvärdering.

– Det hade att göra med hur vi viktade kraven. Det var också jämt mellan leverantörerna. Ingen drog ifrån och utmärkte sig som bättre än alla andra.

Tilldelningen gick till EssVision via deras partner.

– Alla leverantörer i ramavtalet har underleverantörer, som EssVision är i vårt fall. Så det är inte EssVision vi har avtal med även om det är dem vi jobbar med.

När Riksgälden och EssVision hade fått kontakt tittade de tillsammans på hur de skulle få ihop detaljerna. När avtalet var klart med leverantören fördjupades kravställningen en nivå till. Helena Sääf är nöjd med resultatet.

– Man ska inte tro att det bara är att trycka på en knapp. Det finns inget införande som blir exakt som man tänkt sig, men vi kom i mål som vi skulle, systemet rullar och vi är nöjda.

2010–2013

Riksgäldens införandeprojekt med konfigurering började i april 2012. Första leveranserna kom i oktober samma år. Produktion startade i juni 2013. Enbart införandet tog ca ett år. Medräknat förstudie, RFI, avropets kravspecifikation och utvärdering tog projektet tre år.

Ett tiotal medarbetare från Riksgäldens verksamhet var involverade i projektet. Medarbetare från juridik, en IT-arkitekt, en ansvarig för IT-säkerhet och en systemförvaltare var med i gruppen. Externt anlitades en kravanalytiker.


[Faktaruta]

Helena Sääfs 4 tips till professionella upphandlare

  • Ta fram en utvärderingsmodell
    Du behöver folk som är duktiga på upphandling med dig i projektet så att du kan vikta krav och kan bedöma svaren på ett proffsigt sätt. Jag rekommenderar verkligen en kravanalytiker, som vi hade.
  • Gör en RFI (Request For Information)
    Testa dina krav på flera leverantörer innan du gör förfrågningsunderlaget. Då undviker du att stjälpa upphandlingen på grund av för nära relation med en enda leverantör.
  • Låt varje krav stå på egna ben
    Ha inte en relativ utvärderingsskala. Det hade vi ursprungligen och det var inte bra. Var istället tydlig med varje enskilt krav. Säg till leverantörerna vad som är extra viktigt för din verksamhet. Bara det absolut viktigaste bör bli skallkrav. Undvik börkrav som påverkar skallkrav.
  • Formulera inte färdiga lösningar
    Nivån på kraven är nog det svåraste. Kraven ska vara tydliga men är de alltför detaljerade så låser du lösningen och kan förlora en bra leverantör. Är kraven däremot alltför generella så har de inget värde för varken dig eller leverantören.

Om Helena Sääf: Arkivarie på Riksgälden och funktionsansvarig för myndighetens diarium. Helena upphandlade ett dokument- och ärendehanteringssystem som slutligen blev Evolution från EssVision. Hon var också en av projektledarna för systemets införande.

Om Riksgälden: I myndighetens uppdrag ingår att vara statens internbank, ta upp lån och förvalta statsskulden, ge statliga garantier och krediter. Riksgälden har också uppdrag som syftar till att främja konsumentskyddet och stabiliteten i det finansiella systemet. Till exempel ansvara för insättningsgarantin och investerarskyddet och hantera statligt stöd till banker.


Om du vill ha mer tips på hur man skriver en bra kravspecifikation kan du hämta ner vår guide, »Skall- och börkrav för upphandling av dokument- och ärendehanteringssystem«. Du kan hämta den kostnadsfritt här. Jag hoppas att den kan hjälpa dig att lyckas med nästa kravspecifikation.

Hämta guiden här

2685 visningar totalt 1 visningar idag