Lättare att göra rätt i Rättvik


Rättviks kommun valde att uppgradera till dokumenthanteringssystemet Evolution. Redan under testperioden har dubbelarbetet minskat och säkerheten ökat.

Under 2013 bestämde sig Rättviks kommun för att upphandla ett system för dokumenthantering. När beslutet togs ett år senare anställdes Karin Lundbäck, med en master i arkivvetenskap från Uppsala, som registrator på kommunen.

Hennes bakgrund som arkivarie var perfekt när det nya systemet skulle införas.

Karin Lundbäck, registrator på Rättviks kommun. Fotograf: Martin Litens

– Här på kommunen hade jag inga gamla rutiner att jämföra med, vilket nog var en fördel. Men arkivjobbet kunde jag sedan tidigare, säger Karin Lundbäck.

Karin har sett sin roll förändras vilket också var meningen.

– Från början gick all registrering via mig. Nu går mitt jobb till stor del ut på att hitta vägar för att få våra nya digitala möjligheter att fungera ute i verksamheten. Jag jobbar mer med tillsyn, nästan som en support för andra. Tanken är att handläggare själva ska göra det jag ansvarade för tidigare.

Just nu testar Karin och Rättviks kommun det nya systemet i skarpt läge. Hon beskriver det som en läroperiod fylld av mestadels positiva reaktioner.

– Det är välkommet eftersom nya rutiner medför förenklingar och förbättringar. Vissa förvaltningars ärenden kan vara komplexa att diarieföra. När handläggarna gör det själva ser de att det blir rätt från början.

Tidigare skrev olika personer ut samma dokument flera gånger. Det var svårt att se vem som gjort vad med dokumenten.

– Sånt kunde ta tid att reda ut. Vem har senaste versionen? Det kan vi se direkt nu. Vi kan följa dokumentets resa från påbörjat till avslutat ärende.

Rättviks kommun beslutade sig för att inte skaffa ett helt nytt system för dokumenthantering, utan för att uppgradera sitt tidigare system Winess till det större Evolution från EssVision. I det nya systemet finns funktioner som hantering av dokument, dokumentversioner, möten och kallelser.

Bland kraven fanns möteshantering i läsplattor avsett för politiker och flera nivåer på sekretess som behövs i bland annat skolan och på socialförvaltningen.

– Vi är ännu en bit från den kompletta e-arkivlösningen. Nu under testperioden körs viss hantering digitalt varvat med annan på papper. Möteshanteringen ska fungera fullt ut om sex månader. Då ska tjänsteskrivelser och mötesdokument hanteras 100 procent digitalt.

Karin Lundbäck ser fler vinster som många kanske inte tänker på i och med införandet av Evolution.

– Vi har verkligen varit tvungna att fundera över våra processer. Vad är det egentligen vi gör med våra dokument och vart de tar vägen? Annars kan det lätt bli så att man gör saker utan att reflektera över varför. Nu undviker vi dubbelarbete och jobb i onödan.

– Vi har också börjat jobba närmare varandra i de här frågorna. Vi har en kärngrupp, en införandegrupp, en mallgrupp och flera testgrupper. Ingen kan lösa världsproblemen på egen hand. När vi jobbar tajtare ihop blir jobbet också roligare, säger Karin Lundbäck.

Ungefär 20–25 personer har fått utbildning i Evolution under testperioden. Det kommer att bli fler i takt med att Karins grupper förmedlar hur förvaltningar kan ha nytta av systemet.

Berörda verksamheter är stab, kansli och ekonomi. Även räddningstjänst, skola, personalenhet och socialförvaltning är med på tåget.

Karin har framför allt två tips till kollegor på andra kommuner som vill införa digital dokumenthantering.

– För det första har vi lärt oss att man ska bygga struktur för sekretess klart redan innan handläggare ska börja jobba med det. Annars kan det uppstå knepiga situationer.

– För det andra är det bra om man läst på om roller och de olika rollernas betydelse när systemet ska testköras.

Rättviks kommuns införande var ett skolexempel på hur det ska gå till. Vill du läsa mer om hur vi tillsammans med kunden lägger upp ett införanden? Klicka på knappen.

Hämta din pdf här

2838 visningar totalt 1 visningar idag