5 sätt att lyckas med ditt dokumenthanteringssystem


Bra system för dokumenthantering kan göra jobblivet mycket lättare. Men innan du kommit så långt ska systemet upphandlas, implementeras och tas i drift. Lägg lite kärlek på de här detaljerna så ökar du chansen att få en bra start.

Eftersom upphandlingar och driftsättning av sådana här system är vår vardag ser vi också hur du kan kratta manegen för att projektet ska bli precis så bra som du önskar. Här är mina fem tips.

1) Prata med användarna

Det låter kanske märkligt, men majoriteten av alla upphandlingar är inte skrivna utifrån dem som ska hantera dokumenten. Inte sällan har en upphandlingskonsult ställt kraven utan att göra någon behovsanalys på arbetsplatsen.

Det leder ofta till att fler krav tillkommer efter köpet eftersom vissa funktioner saknas. Eller så får man funktioner i systemet som inte alls efterfrågats. Oavsett vilket blir systemet dyrare än det var tänkt.

2) Förankra beslutet

Här handlar det om att vara tydlig. Berätta vad som gäller och kommunicera detta tidigt i hela organisationen. Risken är annars att en stor del av företagets information fortsatt kommer att vara spridda bland mejl och delade mappar.

  • Ta fram en kommunikationsplan.
  • Involvera centrala grupper av användare tidigt.
  • Utbilda superanvändare som utbildar vidare inom organisationen.
  • Identifiera nyckelpersoner som sprider det positiva budskapet.
  • Låt organisationen äga lösningen och känna stolthet.

3) Utse tydliga ägare

Se till att det finns ägare till dokumenthanteringssystemet och att dessa personer också leder och utbildar när systemet kör igång. Det bästa är att ha en systemägare, en systemförvaltare, en IT-ansvarig och sedan fylla på med verksamhetskunniga i en styrgrupp.

Då ökar sannolikheten för att alla dokument kommer in i systemet snabbt vid uppstart. Du minskar risken för att tappa tempo när ägaransvaret är tydligt.

4) Räkna med extrautbildning

Frågor kommer att dyka upp under längre tid än de flesta tror. Alla lär sig också olika fort. Den mest effektiva och lönsamma modellen är att verksamheten själv fortsätter att utbilda sina användare eftersom den kan organisationens processer.

Nu får superanvändarna som varit med från början en viktig expertroll. Räkna med utbildning och kanske e-learning eller interna videokurser som komplement.

5) Kommunicera fördelar

Ge användarna morötter så alla förstår varför de ska använda ett nytt system. Vinster och fördelar med bra dokumenthantering har inte bara med produktivitet och ekonomi att göra. Även om det brukar komma först.

Du kan dela in fördelarna i tre kategorier. Försök vara så specifik som möjligt med hänsyn till din egen arbetsplats.

  • Tid: Det är inte ovanligt att organisationer gör tidsvinster på 120 arbetstimmar eller mer per månad. Tid som kan användas till roligare saker.
  • Hälsa: Mycket sjukfrånvaro är stressrelaterad enligt statistiken. När alla dokument är lätta att hitta och uppdatera minskar ohälsotalen. Mer kontroll ger ofta mindre ohälsa.
  • Säkerhet: »Vad har hänt? Dokumentet är borta!« Har du hört det förut? Sånt händer aldrig eftersom det alltid finns lätt åtkomliga säkerhetskopior.

Gillade du det du läste? Hämta gärna ner vår pdf, 5 saker att tänka på när man letar efter ett dokumenthanteringssystem. Där kan du läsa mer om vad som är viktigt att leta efter när man är ute efter ett dokumenthanteringssystem.

Hämta din PDF här

3481 visningar totalt 3 visningar idag